課外活動で必要な手続き
課外活動について
課外活動とは
授業（正規の教育課程）を「正課」というのに対し、大学における正課以外の教育活動を総称して「課外活動」といいます。
課外活動団体
課外活動団体とは、本学の目的使命に即し、学生が専攻科目の研修、知的・身体的な練磨、趣味、教養の涵養、学生相互の啓発・親睦を目的として、学生生活の充実向上のために組織された団体をいいます。
本学では以下の条件等を満たしている団体を「課外活動団体」と呼んでいます。
① 本学が公認している団体
② 設立の目的・趣旨に沿い活動している団体
③ 自主的に活動している団体
④ 大学の指導に基づき書類の提出や報告を円滑に行っている団体
また、課外活動団体には「公認団体」と「非公認団体」があり、それぞれの特色を活かし活動しています。
公認団体
公認団体とは、毎年4月に団体登録を行い、年度末に活動報告・会計報告の手続きを踏まえて、学務委員会で承認された団体のことです。公認団体になるメリットは以下の通りです。
- 大学施設の事前予約が可能です。
- 大学から援助金の交付があります（団体登録を行い１年を経過した場合に適用可）
非公認団体
非公認団体とは、団体登録を行わず、趣味・趣向の範囲において活動している課外活動団体を指します。施設は当日申請のみ可能です。大学からの援助金はありません。
課外活動団体（公認団体）をつくるには
※非公認団体の場合、特別な手続きは不要です
１年間の流れ
⑴ 設立条件の確認
- 設立条件
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- 課外活動の目的ならびに設立の趣旨が本学課外活動の定義に即している。
- 課外活動の目的ならびに設立の趣旨が既設の課外活動団体と重複しない。
- 本学専任教職員が顧問である
- 学生代表者を含む3名以上の構成員がいる。（3学年以上が望ましい）
⑵ ４月の登録説明会に参加・必要書類を学生支援課へ提出
- 団体の資金管理用金融機関口座が必要。
- 新規、継続に関わらず、全団体説明会への参加、必要書類の提出が必要。
⑶ 学務委員会での承認・公認団体の決定
- 決定を受け、活動援助金が送金される。
- 資金管理方法等は登録説明会にて詳細説明がある。
⑷ 期日までに課外活動報告等提出
- 所定の期日までに活動報告、会計報告を提出する。
- 報告方法、報告様式等は登録説明会にて詳細説明がある。
課外活動で必要な手続き
合宿・遠征届（参加者名簿）
課外活動での合宿や対外試合等のために学外へ出かける場合は、事前に学生支援課へ、参加者名簿とあわせて「合宿・遠征届」を提出してください。万一事故やトラブルが発生した場合も、学生支援課へ報告してください。
※学内で対外試合等を行う場合も、事前に学生支援課へ報告してください。
課外活動における学外者の構内入構について
学外団体や個人の入構について
課外活動での交流や試合等により学外者（団体）が本学施設に入構する場合は、事前に学生支援課へ「学外者入構許可願」を提出してください（車両入構を伴う場合はその旨記載をお願いします）。
車両の入構について
本学は自動車での通学を禁止しています。一時的な荷物の搬出入車両や業者による荷物の運搬、合宿・遠征を行う際のバスの乗り入れについては、学生支援課へ「車両入構申請書（学生用）」を提出してください。
郵便物について
クラブ・サークル宛ての郵便物は、受付（庶務管理）で受け取ってください。なお、書留扱いの郵便物を受け取る場合は、印鑑と学生証が必要です。
公認団体代表者の変更・団体名の変更について
４月に「団体登録申請書」を提出後に団体代表者が変更になった場合は、学生支援課へ「公認団体代表者変更届」を提出してください。
課外活動報告・計画（年度末処理）
１年間の活動報告と会計報告をしてください。報告時には、以下の書類が必要です。
| ①活動成果報告書 | |
| ②課外活動会計報告書 | 2024 年 3 月1 日～2025 年 2 月末までの収入支出 報告の内容が、活動目的に合っているか（飲食、私物の購入などは不適切）、お金の出し入れが正確に帳簿に記載されているか（不明な支出がないか）などを確認します。当該年度の活動ができなかった場合、援助金が残った場合は返金してください。 |
| ③会計報告金銭出納帳 |
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報告期日までに①～③を必ず提出してください。早めの準備を！